Wiki Enosis

06.2 - Προετοιμασία Φακέλου για Ραντεβού Κλεισίματος

2 min read

Προετοιμασία Φακέλου για Ραντεβού Κλεισίματος

Αφού η αίτηση είναι πλήρως ελεγμένη και διορθωμένη από τον καταχωρητή (δηλαδή, δεν υπάρχουν άλλα κρίσιμα σφάλματα που μπορεί να διορθώσει και όλα τα απαραίτητα στοιχεία έχουν καταχωρηθεί μετά τον Έλεγχο Λαθών), ακολουθεί η προετοιμασία του φυσικού φακέλου για το ραντεβού κλεισίματος με τον παραγωγό.

Διαδικασία Προετοιμασίας

  1. Περίπτωση 1: Δεν υπάρχουν εκκρεμότητες από την πλευρά του παραγωγού.

    • Αυτό σημαίνει ότι ο παραγωγός έχει προσκομίσει όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, όπως:
      • Τιμολόγια αγοράς σπόρων, λιπασμάτων κ.λπ.
      • Καρτελάκια πιστοποιημένου σπόρου.
      • Έγκυρα ενοικιαστήρια.
      • Υπογεγραμμένη και θεωρημένη εξουσιοδότηση ΕΛΓΑ.
      • Οποιοδήποτε άλλο απαιτούμενο έγγραφο.
    • Ενέργεια: Ο φυσικός φάκελος της αίτησης (μαζί με το συμπληρωμένο check list) παραδίδεται στο ειδικό σημείο συλλογής των “Έτοιμων Αιτήσεων για Ραντεβού”.
    • Από εκεί, οι υπεύθυνοι θα προγραμματίσουν το ραντεβού με τον παραγωγό για την τελική επισκόπηση, υπογραφή και οριστικοποίηση της αίτησης.

  2. Περίπτωση 2: Εξακολουθούν να υπάρχουν εκκρεμότητες από την πλευρά του παραγωγού.

    • Αυτό συμβαίνει όταν ο καταχωρητής έχει ολοκληρώσει την εργασία του, αλλά λείπουν ακόμα δικαιολογητικά από τον παραγωγό (π.χ., δεν έφερε ένα τιμολόγιο, λείπει ενοικιαστήριο, δεν επέστρεψε την θεωρημένη εξουσιοδότηση ΕΛΓΑ).
    • Ενέργειες:
      1. Στο check list σημειώνονται με σαφήνεια οι εκκρεμότητες αυτές.
      2. Ο παραγωγός πρέπει να ενημερωθεί τηλεφωνικά για τις εκκρεμότητες και να του ζητηθεί να τις προσκομίσει το συντομότερο δυνατό.
      3. Ο φυσικός φάκελος της αίτησης, σε αυτή την περίπτωση, τοποθετείται σε ένα διαφορετικό, ειδικό σημείο συλλογής (π.χ., μια “Κούτα με Εκκρεμότητες”).
      • Οι αιτήσεις που βρίσκονται εκεί είναι μεν δουλεμένες ως προς την καταχώρηση, αλλά δεν μπορούν να προχωρήσουν για ραντεβού κλεισίματος μέχρι να τακτοποιηθούν οι εκκρεμότητες.

Διάγραμμα Ροής Προετοιμασίας Φακέλου για Κλείσιμο

graph TD
    A[Ολοκλήρωση Καταχώρησης & Ελέγχου Λαθών από Καταχωρητή];
    A --> B{Υπάρχουν Εκκρεμότητες από Παραγωγό πχ Δικαιολογητικά;};
    B -- Όχι --> C[Φάκελος & Check List τοποθετούνται στις 'Έτοιμες Αιτήσεις για Ραντεβού'];
    C --> D[Προγραμματισμός Ραντεβού Κλεισίματος];
    B -- Ναι --> E[Σημείωση Εκκρεμοτήτων στο Check List];
    E --> F[Ενημέρωση Παραγωγού Τηλεφωνικά];
    F --> G[Φάκελος & Check List τοποθετούνται στην 'Κούτα με Εκκρεμότητες'];
    G --> H{Παραγωγός Προσκομίζει Εκκρεμότητες;};
    H -- Ναι --> C;
    H -- Όχι --> I[Παραμονή στις Εκκρεμότητες μέχρι Συμπλήρωση];

Υπενθύμιση: Η οριστικοποίηση της αίτησης γίνεται από τις υπαλλήλους που έχουν την άμεση επαφή με τον παραγωγό κατά το ραντεβού, και όχι από τον καταχωρητή.

Graph View

Backlinks