01.2 - Διαχείριση Φακέλων και Ροή Εργασίας

Διαχείριση Φακέλων & Ροή Εργασίας

Η ορθή διαχείριση των φακέλων και η τήρηση μιας συγκεκριμένης ροής εργασίας είναι καθοριστικής σημασίας για την αποτελεσματική και δίκαιη επεξεργασία των αιτήσεων.

Σειρά Επεξεργασίας Φακέλων

Η επεξεργασία των φακέλων των παραγωγών γίνεται με βάση την ημερομηνία παραλαβής τους. Αυτό διασφαλίζει:

• Δικαιοσύνη: Αποφεύγονται οι διακρίσεις και όλοι οι παραγωγοί εξυπηρετούνται με σειρά προτεραιότητας.
• Αποφυγή παρεξηγήσεων: Η τήρηση της χρονικής σειράς ελαχιστοποιεί τις αμφισβητήσεις.

Αρχική Φάση Επεξεργασίας (Εξάσκηση)

Αρχικά, για λόγους εξάσκησης των νέων καταχωρητών, θα δίνονται μικρότερες και λιγότερο πολύπλοκες αιτήσεις. Σταδιακά, θα αναλαμβάνονται και πιο σύνθετες περιπτώσεις.

Στόχος Ροής Εργασίας

Κύριος στόχος είναι η συνεχής και αδιάλειπτη ροή των ραντεβού για το κλείσιμο των αιτήσεων με τους παραγωγούς. Για να επιτευχθεί αυτό:

• Η έγκαιρη και ορθή ολοκλήρωση των καταχωρήσεων από τους καταχωρητές είναι καθοριστικής σημασίας.
• Προτείνεται η χρήση μολυβιού για να σημειώνετε στην έντυπη δήλωση ποια αγροτεμάχια έχουν καταχωρηθεί, προς αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων ή παραλείψεων.
• Καθυστερήσεις στην καταχώρηση οδηγούν αναπόφευκτα σε καθυστερήσεις στα ραντεβού κλεισίματος.

Διάγραμμα Γενικής Ροής Εργασίας Καταχώρησης

graph TD
    subgraph Παραλαβή
        A[Παραλαβή Φακέλου Παραγωγού] --> B[Συμπλήρωση check list]
    end
    subgraph Καταχώρηση
        C(Φάκελοι προς Καταχώρηση Ταξινομημένοι Ημερομηνιακά) --> D{Επιλογή Φακέλου προς Επεξεργασία}
        D -- Απλή/Μικρή Αίτηση για Εξάσκηση --> E[Επεξεργασία από Νέο Καταχωρητή]
        D -- Κανονική Αίτηση --> F[Επεξεργασία από Έμπειρο Καταχωρητή]
        E --> G[Καταχώρηση Στοιχείων στο Σύστημα ΟΣΔΕ]
        F --> G
    end
    subgraph Ολοκλήρωση Καταχώρησης
        G --> H[Επιστροφή Check List στον Υπεύθυνο Παραλαβής]
        H --> I[Σημείωση τυχόν Εκκρεμοτήτων στο Check List]
        I --> J[Προετοιμασία για Ραντεβού Κλεισίματος]
    end
    J --> K[Προγραμματισμός Ραντεβού Κλεισίματος με Παραγωγό]