Wiki Enosis

06.3 - Διαδικασία Σκαναρίσματος Δικαιολογητικών

3 min read

Διαδικασία Σκαναρίσματος Δικαιολογητικών

Η ορθή σάρωση (σκανάρισμα) και η ηλεκτρονική αποθήκευση των δικαιολογητικών είναι απαραίτητη για την επισύναψή τους στην αίτηση ΟΣΔΕ.

1. Κεντρικός Αποθηκευτικός Χώρος

  • Όλα τα σκαναρισμένα έγγραφα που αφορούν τις αιτήσεις του τρέχοντος έτους (π.χ., 2025) αποθηκεύονται στον κοινόχρηστο φάκελο του δικτύου με την ονομασία “Scanner25” (ή αντίστοιχα για κάθε έτος).
  • Μέσα σε αυτόν τον φάκελο, δημιουργείται (αν δεν υπάρχει ήδη) ένας υποφάκελος για κάθε παραγωγό.
    • Ο υποφάκελος συνήθως ονομάζεται με το ΑΦΜ ή το ονοματεπώνυμο του παραγωγού.

2. Ονομασία Σκαναρισμένων Αρχείων (PDF)

Κατά την αποθήκευση ενός σκαναρισμένου εγγράφου (που πρέπει να είναι σε μορφή PDF), δίνεται μια σαφής και περιγραφική ονομασία για εύκολη αναγνώριση. Η ονομασία πρέπει να περιλαμβάνει:

  • Είδος του εγγράφου.
  • Καλλιέργεια (αν αφορά συγκεκριμένη).
  • Έτος.

Παραδείγματα Ονομασίας:

  • Τιμολογιο_Σκληρου_Σιτου_2025.pdf (ή συντομευμένα Τιμ_Σιτ_Σκλ_25.pdf)
  • Καρτελακια_Βαμβακος_2025.pdf (ή Καρτ_Βαμβ_25.pdf)
  • Ενοικιαστηριο_ΑΦΜιδιοκτητη_ΟνομαΙδιοκτητη_2025.pdf (π.χ. Ενοικ_123456789_Παπαδοπουλος_25.pdf)
  • Εξουσιοδοτηση_ΕΛΓΑ_2025.pdf (ή ΕΛΓΑ_25.pdf)
  • Ταυτοτητα_2025.pdf
  • Βιβλιαριο_Τραπεζας_2025.pdf

3. Χρήση των Διαθέσιμων Σαρωτών (Scanners)

  • Δύο Μηχανήματα Σάρωσης (με τροφοδότη φύλλων - ADF, και δυνατότητα σάρωσης Α3 από το τζάμι):

    • Για Σάρωση Πολλαπλών Σελίδων Α4 (π.χ., πολυσελιδα τιμολόγια, ενοικιαστήρια):
      1. Αφαιρέστε συρραπτικά, συνδετήρες, καρφίτσες.
      2. Τοποθετήστε τα έγγραφα στον αυτόματο τροφοδότη φύλλων (ADF).
      3. Το μηχάνημα συνήθως διαβάζει αυτόματα και τις δύο όψεις (duplex scanning).
      4. Αν υπάρχουν κενές σελίδες, διαγράψτε τις από το λογισμικό σάρωσης πριν την τελική αποθήκευση του PDF.
    • Για Σάρωση Εγγράφων Μεγαλύτερου Μεγέθους (π.χ., Α3) ή Ευαίσθητων Εγγράφων (π.χ., Καρτελάκια Σπόρων):
      1. Τοποθετήστε τα έγγραφα απευθείας στην επιφάνεια του τζαμιού (flatbed scanning).
      2. Για καρτελάκια σπόρων, βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός σπορομερίδας και τα άλλα στοιχεία είναι ευανάγνωστα.
    • Αποθήκευση: Το λογισμικό σάρωσης συνήθως επιτρέπει την απευθείας αποθήκευση του PDF στον υποφάκελο του παραγωγού μέσα στον “Scanner25”.

  • Δεύτερο Εναλλακτικό Μηχάνημα Σάρωσης (ενσωματωμένο σε πολυμηχάνημα/φωτοτυπικό):

    • Για Φωτοτυπίες: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αντιγραφής (copy).
    • Για Σάρωση Εγγράφων:
      1. Τοποθετήστε τα έγγραφα στον (μικρότερο) τροφοδότη ή στο τζάμι.
      2. Ενεργοποιήστε τη σάρωση από το πάνελ του μηχανήματος (π.χ., “Scan to Folder”, “Scan to Network”).
      3. Το PDF αποθηκεύεται αυτόματα σε έναν προκαθορισμένο ενδιάμεσο φάκελο στο δίκτυο (π.χ., φάκελος με όνομα όπως “Kyo_Scanner_P4531”).
      4. Μεταφορά και Μετονομασία:
        • Από έναν υπολογιστή, εντοπίστε το PDF στον ενδιάμεσο φάκελο.
        • Δώστε του τη σωστή περιγραφική ονομασία.
        • Μετακινήστε το (όχι απλώς αντιγραφή) στον τελικό του προορισμό (υποφάκελος παραγωγού στον “Scanner25”). Η μετακίνηση κρατά καθαρό τον ενδιάμεσο φάκελο.
      5. Λειτουργία “Continue Scan” (Συνεχής Σάρωση): Για σάρωση πολλών μικρών εγγράφων (π.χ. καρτελάκια) σε ένα ενιαίο PDF. Σκανάρετε το πρώτο σετ, τοποθετείτε το επόμενο, συνεχίζετε, και πατάτε “Finish Scan” στο τέλος.
      6. Ειδική Λειτουργία “ID Card Copy” (Για Ταυτότητες): Ορισμένα μηχανήματα σκανάρουν πρώτα τη μία όψη, μετά ζητούν αναποδογύρισμα, σκανάρουν τη δεύτερη, και εκτυπώνουν και τις δύο όψεις στην ίδια πλευρά χαρτιού.

4. Γενικές Προφυλάξεις κατά τη Σάρωση

  • Πάντα ελέγχετε ότι τα πρωτότυπα έγγραφα (ειδικά τα μικρά/πολύτιμα) δεν έχουν μείνει μέσα στον σαρωτή ή δεν έχουν πέσει.
  • Διατηρείτε τα πρωτότυπα τακτοποιημένα με τον υπόλοιπο φάκελο του παραγωγού κατά τη διαδικασία, για αποφυγή ανάμειξης ή απώλειας.

Graph View

Backlinks